ア　広報刊行物、統計資料、行政資料等で公表を目的として保管されているものは情報提供で対応する。

イ　他の制度等によって閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合は、その旨を説明し、担当課へ案内する。

ア　公文書の公開請求は、請求書を提出して行うものであり、電話又は口頭による請求は受け付けない。

イ　請求者が身体の障害等により自ら請求書の記載が困難な場合においては、職員が代筆するなどして対応するものとする。

ウ　請求書は、原則として実施機関ごとに提出されるものであるが、公開の請求が複数の機関にまたがる場合又は複数の文書について公開の請求がある場合等においては、宛先を連署するなどして1枚の請求書で複数の請求を行うこともかまわない。この場合、受付窓口の職員は請求書を複写し、担当課に送付するものとする。

ア　請求者が、条例第5条に規定する請求権者であるかどうかの確認は、原則として請求書に記載されている内容によって確認するものとし、身分証明書等の提示は求めない。ただし、記載事項について明白な疑義が生じる場合等においては、瑞穂市情報公開条例施行規則(平成15年瑞穂市規則第9号。以下「規則」という。)第3条第2項の規定により身分証明書等の提示を求めて確認するものとする。

イ　請求は、本人が行うものであるが、特別な理由によってなされる代理人による請求の場合は、委任状の提出を求め、代理関係の確認を行う。

ウ　学校に在学する者のうち、義務教育を受けている者からの請求については、請求内容を検討の上、心要に応じて親権者等法定代理人の同伴を求めて行わせるものとする。

ア　請求者の住所、氏名及び連絡先については、次のとおりとする。

(ア)　請求権者であるかどうか及び決定通知書等の送付先の特定のため住所が正確に記載されているかどうかを確認する。

(イ)　請求者が法人その他の団体である場合は、担当者の連絡先(勤務先、部署等)の記載を求めること。

(ウ)　電話番号については、請求者に確実かつ迅速に連絡できる番号(自宅、勤務先等)の記載を求めること。

(エ)　押印は必要としないこと。

イ　「請求する公文書件名又は内容」欄については、次のとおりとする。

(ア)　請求の対象となる公文書を特定するための件名又は内容が具体的に記載されていること。

(イ)　記載内容が不十分である場合は、請求者に補筆訂正を求めること。

(ウ)　指定された欄に記入できない場合は、別紙に記載しても可とする。

ウ　「公文書の公開の方法の区分」欄については、該当する区分の□欄にレで表示されていること。この場合において、請求者が閲覧を求めている場合であって、かつ、請求者が公文書の公開請求の際に、カメラ等を使用して撮影、複写又は読取を行う旨を申し出ている場合は、その旨の記載があること。

エ　「使用目的」欄については、公文書を特定するに当たっての補足資料や部分公開とする場合における請求の趣旨を損なわないかどうかの判断資料とするほか、本制度の利用状況を把握する統計資料とする際等の参考として利用するものであり、できる限り記載を求めるものであるが、強制的に記載を求めるものではない。従って、本欄の記載がなくても請求要件が欠けるものではない。

ア　請求書の受付は、請求書に記載された事項を確認した後、受付印を押印して行い、当該請求書の写しを請求者に交付する。また、受付窓口において写しを保管するものとする。

イ　請求書が郵送されてきた場合は、記載事項及び内容を確認し、必要に応じて電話等で内容について請求者に確認し、対象公文書が特定できるものに限り受付けを行い、その写しを請求者に送付するものとする。

ウ　受付窓口において公文書を特定する段階で、請求の公文書が不存在であることが判明した場合は、その旨を請求者に説明するとともに請求書は受理できないことを併せて説明し、請求書を受け付けないものとする。

ア　担当課は、公開請求に係る公文書が他の実施機関により作成されたものである場合や他の実施機関の事務と重要な関連を有する情報に係るものである場合等であって、他の実施機関の方が公開の是非を適切に判断し得ると認めるときは、当該他の実施機関と協議の上、事案を移送する。

イ　担当課は、事案を移送した場合には、公文書公開請求事案移送通知書(規則様式第7号)を作成して、受付窓口にその旨連絡し、受付窓口からこれを請求者に送付する。

ア　聴取事項は、当該公文書が公開されることによる第三者の権利利益の侵害の有無、第三者との協力関係又は信頼関係に対する影響の有無その他必要な事項とする。

イ　聴取の方法は、担当課が「公開に関する意見照会書」(規則様式第8号)を作成して、意見を求めるものとする。その際の通知は、受付窓口から行うものとする。

ウ　担当課は、意見聴取に対し第三者が公開に反対の意思を表示した場合に、当該第三者の情報が記録された公文書の公開決定(当該第三者に関する情報が記録されている部分を公開する部分公開を含む。以下同じ。)を行ったときは、公文書の公開決定の日と、公開を実施する日との間に少なくとも2週間をおくものとし、その際受付窓口から、当該第三者に対し、「公開決定についての通知書」(規則様式第10号)を送付するものとする。

ア　担当課は、受付窓口において請求書を受け付けた日から起算して15日以内に受付窓口と協議の上公開の可否決定をしなければならない。ただし、条例第13条第2項の規定により、次に掲げる場合においては、15日以内に限り決定期間の延長をすることができる。

(ア)　第三者に関する情報が記録されている公文書であって、当該第三者からの意見聴取に相当の日数を要する場合

(イ)　請求に係る公文書の量が膨大であり、又はその内容が複雑であるため、公開の可否を決定する内容審査に相当の日数を要する場合

(ウ)　請求に係る公文書が複数の課に関連するため、意見調整に相当の日数を要する場合

(エ)　災害等の発生により、通常業務が行えない場合

(オ)　年末年始又は祝日等が重なり執務ができない場合

(カ)　その他相当の理由があると認められる場合

イ　担当課は、決定期間を延長する場合は、「公文書公開決定等期間延長通知書」(規則様式第5号)を作成して、受付窓口にその旨を連絡し、受付窓口からこれを請求者に送付する。

ウ　請求に係る公文書が著しく大量であって、請求があった日から30日以内にその全部について公開決定等をすることにより事務の著しい支障を生ずるおそれがある場合には、まず、相当の部分について当該期間内に公開決定をし、残りの公文書については相当の期間内に公開決定等をするものとする。

エ　担当課は、決定期間の特例の延長をする場合は、「公開決定等期間特例延長通知書」(規則様式第6号)を作成して、受付窓口にその旨を連絡し、受付窓口からこれを請求者に送付する。

ア　公開の可否決定については、市長が管理する公文書にあっては、瑞穂市事務決裁規程(平成15年瑞穂市訓令第3号。以下「決裁規程」という。)に基づき、起案用紙により決裁し、重要な決定を除き、部長の専決事項とする。なお、決裁の際には、総務課に合議をするものとする。

イ　起案文書には、次の書類を添付するものとする。

(ア)　決定に係る通知書案

(イ)　請求書

(ウ)　第三者からの意見を聴取した場合は、その関係書類

(エ)　その他必要な書類

ア　「公文書の公開の日時」欄については、担当課は、実施日時について事前に請求者に確認し、請求者の都合の良い日時と担当課の執務日及び勤務時間と調整して指定すること。

イ　「公文書の公開の場所」欄については、公文書の閲覧又は写しの交付については、原則として受付窓口で行うものとするが、必要に応じて会議室を確保するものとする。

ウ　公文書一部公開決定通知書の「公文書の公開をしない部分及び理由」欄については、公開しない部分に記録されている情報の概要と条例第7条の該当する号を記載するものであるが、該当する号の全てをその理由とともに記入すること。

エ　公文書非公開決定通知書の「公開をしない理由」欄については、条例第7条に該当する場合は、第何号に該当するかを記入し、公開しない理由を具体的に記入する。この場合において、該当する号が複数ある場合は、全て記入するとともに、それぞれの理由を記入すること。

オ　「上記理由がなくなる日」欄については、決定を行った日から概ね1年以内において、一定期間の経過により非公開条件が消滅することが確実であり、公文書の公開を実施できる場合で、その期日を明示できる場合は、当該期日を記入すること。

ア　公文書の閲覧は、原則として公文書の原本で行うものとする。ただし、次に掲げる場合は、原本の写しにより閲覧に供することができる。

(ア)　原本の汚損又は破損のおそれがあり、その保存に支障が生じることが懸念される場合

(イ)　日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより、日常業務に支障が生ずる場合

(ウ)　公文書の部分公開を行う場合で、写しによることが必要である場合

イ　公文書の原本の閲覧の実施に当たっては、閲覧者が当該原本を汚損又は破損したとき又はそのおそれがあると認められるときは、規則第8条の規定により中止させ又は禁止しなければならない。

ア　公文書の写しの交付については、次によるものとする。

(ア)　公文書の写しの交付部数は、公開決定公文書1件につき1部とする。

(イ)　公文書の写しの作成は、電子複写機で複写して作成する。ただし、写真及び図面等の写しは、必要に応じて業者に委託して作成するものとする。

イ　公文書の閲覧の請求をした者が、公開当日に写しの交付を求めた場合は、法令等に違反しないことを確認の上、請求書の記載事項を訂正させ、その場で公文書の写しを交付することとする。

ア　閲覧等による公開　指定の場所での閲覧

イ　写し等の供与による公開　複写機による日本工業規格A列3判(以下「A3判」という。)までの規格の用紙で単色刷りで作成した物の交付。ただし、A3判を超える大きさの公文書については、A3判用紙を超える大きさの用紙を用いて作成することができるものとし、請求者の希望により、多色刷りで作成した物を交付することができるものとする。

ア　閲覧等による公開　実施機関が保有する専用機器を用いて映写したものの視聴又は用紙に印刷した物の閲覧

イ　写し等の供与による公開(写真フィルム、スライドフィルム及びマイクロフィルム等)　用紙に印刷した物の交付又は録音テープ、ビデオテープその他の電磁的記録媒体のうち複写が可能な物による写しの交付

ア　録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスクの場合

(ア)　閲覧等による公開　実施機関が保有する専用機器による聴取又は視聴

(イ)　写し等の供与による公開　録音カセットテープ(記録時間が120分の物とする。)又はビデオカセットテープ(VHS用で記録時間が120分の物とする。)に複写した物による供与

イ　実施機関が保有する専用機器及びプログラムを用いて用紙に出力できる電磁的記録の場合

(ア)　閲覧等による公開　実施機関が保有する専用機器及びプログラムにより用紙に出力した物又は再生したものの閲覧又は視聴

(イ)　写し等の供与による公開　実施機関が保有する専用機器及びプログラムにより用紙に出力した物の写しの交付(実施機関が保有する専用機器又はプログラムを用いて磁気ディスク等(当分の間、3.5インチフロッピーディスク、3.5インチ光磁気ディスク(記憶容量が230メガバイト又は640メガバイトの物とする。)又は光ディスク(記憶容量がCD―R700メガバイトまでの物とする。)とする。以下同じ。)に複写することができるものについては、当該複写した物を供与することができることとし、用紙に出力した物の写しの交付及び磁気ディスク等に複写した物の供与のいずれも可能である場合は、原則用紙に出力した物の写しの交付によるものとし、特に請求者の希望がある場合には、磁気ディスク等に複写した物の供与によることができるものとする。)

ウ　実施機関が保有する専用機器及びプログラムを用いて用紙に出力することができない電磁的記録(アを除く。)の場合

(ア)　閲覧等による公開　実施機関が保有する専用機器及びプログラムを用いて再生したものの閲覧、視聴又は聴取

(イ)　写し等の供与による公開　磁気ディスク等に複写した物の供与(実施機関が保有する専用機器及びプログラムにより複写することが可能であるものに限る。)

ア　取り外し可能なものについては、非公開部分を取り外して公開部分のみを閲覧に供する。

イ　取り外しができないときは、公開部分のみ複写して閲覧に供する。

ウ　ア及びイにかかわらず、非公開部分を確実な方法で覆うことができるときには、当該部分を覆って閲覧に供する。

ア　非公開部分を覆って複写して閲覧に供する。

イ　該当ページその他対象となる部分を複写して非公開部分を黒く塗りつぶし、再度複写して閲覧に供する。

ア　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所(審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所)

イ　審査請求に係る処分の内容

ウ　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　審査請求の趣旨及び理由

オ　処分庁の教示の有無及び内容

カ　審査請求の年月日