○瑞穂市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領
平成18年11月1日
告示第91号
瑞穂市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領(平成15年瑞穂市告示第5号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この告示は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務についての取扱いを定めることにより、プライバシーの保護等を図るとともに適切かつ円滑な事務の処理を図ることを目的とする。
(閲覧に供するもの)
第2条 閲覧に供するものは、法第11条第1項の規定に基づき、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第14条の規定により作成した閲覧専用台帳(以下「閲覧台帳」という。)とする。
2 閲覧台帳は、毎年2月、6月、10月に改製する。ただし、臨時の改製又は修正を妨げない。
3 前項の規定により閲覧台帳を更新したときは、更新前に作成した閲覧台帳を速やかに、かつ、確実に廃棄しなければならない。
2 法第11条の2に基づく申出の場合は前項に規定する申出書に、次に掲げる書類を添付しなければならない。
(1) 申出者が法人の場合は、法人登記簿謄本の写し等法人の概要が分かる資料及び個人情報保護方針を明らかにした書類
(2) 委託されて閲覧する場合は、委託契約書の写し等代理権を確認できる書類
(3) 請求理由の確認できる書類
(4) 誓約書
(請求理由の確認)
第4条 前条第2項に規定する請求書の請求事由欄又は申出書の閲覧事項の利用目的欄に記載された内容が明確でない場合には、必要に応じて請求者又は申出者に質問をし、その内容につき確認するものとする。
(確認内容の補記)
第5条 前条の確認をしたときは、その確認内容及び方法を請求書又は申出書の余白に記載するものとする。
(閲覧の請求又は申出に応じない場合)
第6条 閲覧の請求又は申出があった場合において、次の各号のいずれかに該当するときには、当該請求又は申出に応じないものとする。
(1) 執務に支障があると認められるとき。
(2) 天災等により住民基本台帳が亡失し、又は損傷したとき。
(3) 請求者又は申出者が手数料を納付しないとき。
(4) 多数の者が一時に閲覧を請求又は申出し、その使用が競合したとき。
(5) プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。
(6) 請求者又は申出者が、住民基本台帳の閲覧の趣旨を逸脱して不当に利用するおそれがあると認められるとき。
(7) 特別の必要があると認められる場合を除き、ドメスティック・バイオレンス(配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第1項に規定する配偶者からの暴力をいう。以下同じ。)、ストーカー行為等(ストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第6条に規定するストーカー行為等をいう。以下同じ。)、児童虐待(児童虐待の防止等に関する法律(平成12年法律第82号)第2条に規定する児童虐待をいう。以下同じ。)及びこれらに準ずる行為の被害者で、支援措置等を申し出ている者に係るものと認められるとき。
(法第11条の2第1項第3号に規定するその他特別の事情)
第7条 法第11条の2第1項第3号に規定するその他特別の事情は、次の各号に掲げる場合とする。
(1) マンションの管理組合が管理事務を行うために当該マンションの居住者を確認する必要があって、他に手段がない場合
(2) 間違った郵便が配達される等の事情により、自らの住所に勝手に住所をおいている者がいないか確認したいとの申出があった場合
(3) 訴訟の提起(調停、審判等の申立てを含む。)をするために相手方の居住関係を確認する必要がある場合
(4) 前3号に類する特別の事情があると市長が認める場合
(消除された住民基本台帳の閲覧)
第8条 消除された住民基本台帳の閲覧は、原則として応じないものとする。
(閲覧者の本人確認)
第9条 閲覧のため来庁した者の本人確認を行うため、本人の写真を貼付した官公署発行の免許証、許可証、身分証明書等を提示させるものとする。ただし、上記の書類を持参しない場合は、当該閲覧者に対して文書で照会し、その回答書及び氏名の記載された市長が適当と認める書類を持参させるものとする。
2 市長は、本人確認を行った書類の写しを第3条の書類とともに保管するものとする。
(閲覧の方法)
第10条 閲覧は、市長が指定した場所(以下「閲覧場所」という。)で、閲覧した事項を転記する方法により行う。
2 市長は、閲覧者が転記した用紙を複写し、それを保管するものとする。
(閲覧者の遵守事項)
第11条 閲覧者は次の事項を遵守しなければならない。
(1) 閲覧台帳を閲覧場所以外に持ち出さないこと。
(2) 閲覧台帳を丁重に扱うとともに、破損し、若しくは汚損し、又は閲覧台帳に加筆する行為をしないこと。
(3) 閲覧場所にカメラ(カメラ付き携帯電話等を含む。)、複写機、録音機その他の記録装置を持ち込まないこと。
(4) 職員の事務執行の妨げとなる行為をしないこと。
(5) 前各号に掲げるもののほか、管理上必要な指示に従うこと。
(閲覧者の公表)
第12条 法第11条第3項及び第11条の2第12項による住民基本台帳の閲覧の状況の公表は、少なくとも年1回公示にて行うものとする。
(その他)
第13条 この告示に定めるもののほか、閲覧事務の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この告示は、公表の日から施行する。
附則(平成29年9月19日告示第189号)
この告示は、公表の日から施行する。
附則(令和3年9月1日告示第275号)
(施行期日)
1 この告示は、公表の日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際現にこの告示による改正前の瑞穂市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領の規定に基づいて提出されている請求書等は、この告示による改正後の瑞穂市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領の規定に基づいて提出されたものとみなす。
