○瑞穂市戸籍情報に係るデータ保護管理要綱
平成15年5月1日
告示第4号
(趣旨)
第1条 この告示は、瑞穂市電子計算組織の管理運営に関する規則(平成15年瑞穂市規則第13号。以下「規則」という。)第4条第2項の規定により、市民部市民課及び巣南庁舎管理部市民窓口課(以下「市民課等」という。)における戸籍情報管理システム及びこれに関連する諸情報の保護管理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報管理システム(以下「戸籍システム」という。)とは、市民課等に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データとは、戸籍システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメントとは、戸籍システム設計書、同プログラム説明書、同操作説明書その他戸籍システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍システムによる事務処理に当たっては、規則第1条に規定する目的に沿うとともに、戸籍事務の合理化及び効率化を図ることに努めなければならない。
(戸籍データ保護担当者の設置)
第4条 戸籍システムの適正な運用及び戸籍データ、プログラム、ドキュメント等の的確な保護管理を図るため、規則第4条第2項の規定に基づき、戸籍データ保護担当者(以下「戸籍データ保護者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(戸籍データ保護者の職務)
第5条 戸籍データ保護者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 戸籍データ保護者は、定期的又は随時、磁気記録及びプログラムの異状の有無を点検しなければならない。
3 点検事務を委託して実施する場合には、戸籍情報の保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 戸籍データ保護者は、戸籍システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者及び規則第3条に規定するデータ保護管理者(以下「データ保護管理者」という。)に報告しなければならない。
(戸籍システム端末機取扱責任者)
第6条 戸籍データ保護者は、端末機の適正な管理をするため、戸籍システム端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課副主幹以上の職及び市民窓口課副主幹以上の職をもって充てる。
(戸籍データ保護の措置)
第7条 戸籍データ保護者は、戸籍データの変更、漏えい、滅失及び損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍システムの処理が可能な端末装置は、関係者以外の者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力された戸籍データは、施錠できる場所に保管し、不要となった時点で、速やかに焼却又は裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 戸籍データ保護者は、磁気ディスク等を次の各号の規定により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却又は裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 戸籍データ保護者は、戸籍システムから出力された帳票を次の各号の規定により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全の確保を図り、台帳を備え、これに作成期日等必要な事項を記録することとする。
(2) 出力された帳票を破棄するときは、焼却又は裁断等の復元できない方法により処分することとする。
(ドキュメントの管理)
第10条 戸籍データ保護者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し又は複写若しくは廃棄するときは、データ保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 戸籍データ保護者は、戸籍システムの事務を取り扱う職員(以下「取扱職員」という。)を定め、当該取扱職員の業務処理範囲を設定し、規則第7条の規定により当該取扱職員の個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 戸籍データ保護者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 戸籍データ保護者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 戸籍データ保護者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍システムの運用状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍システムの運用に関すること。
(戸籍システム端末機の操作)
第13条 戸籍システム端末機の操作は、戸籍データ保護者、取扱責任者又は取扱職員でなければ使用することができない。
2 戸籍システム端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、戸籍に関するデータ(戸籍の見出しに関するデータを含む。)を、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 データ保護管理者及び戸籍データ保護者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し、戸籍データ保護者の了承を得た後これを実施しなければならない。また、新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に実施することとする。
(会議)
第16条 戸籍データの保護の適正な管理を維持するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、戸籍データ保護者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、戸籍データ保護者、取扱責任者、取扱職員及び関係課の職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民課戸籍担当において処理する。
附則
この告示は、平成15年5月1日から施行する。
附則(平成20年1月30日告示第12号)
この告示は、平成20年2月1日から施行する。
附則(令和4年3月30日告示第95号)
この告示は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
機器及びソフト | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | データ保護管理者及び戸籍データ保護者 | データ保護管理者により入退室の管理された電算室に設置 | データ保護管理者により入退室の管理された電算室に設置する。 サーバーを起動する者は、戸籍データ保護者の任命した取扱職員が(電算室への入室許可を受けた後、データ保護管理者の指定した者の立会いのもと)起動させる。 |
戸籍用クライアント | 戸籍データ保護者 | パスワードによる起動システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、戸籍データ保護者が任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 戸籍データ保護者 | バックアップ記録リスト施錠のかかる保管庫で管理 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システムブックレス」のプログラム | 戸籍データ保護者 | 複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。 |